Lublin, dn. 22 maja 2017 r.

 Znak sprawy: R - 01/05/2017/WS

 ROZEZNANIE CENY RYNKOWEJ

Szanowni Państwo,

Lubelskie Forum Organizacji Osób Niepełnosprawnych - Sejmik Wojewódzki

20–068 Lublin, ul. Leszczyńskiego 23

REGON 430401170

NIP 946-182-01-02

w ramach procedury badania ceny rynkowej zaprasza do składania ofert

Niniejsze rozeznanie ceny rynkowej nie jest ogłoszeniem w rozumieniu ustawy z dnia 29.01.2004 r. Prawo Zamówień Publicznych (Dz. U. z 2015 r. poz. 2164 z późn. zm.) a złożona w odpowiedzi oferta nie stanowi oferty w celu zawarcia umowy w rozumieniu art. 66 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964r. Kodeks cywilny (tekst jednolity Dz.U. z 2017 r. poz. 459). Rozeznanie ma na celu wyłącznie zbadanie ceny rynkowej świadczonych usług celem oszacowania wartości zamówienia, w związku z realizacją projektu pt.  „Wdrażanie Konwencji o prawach osób niepełnosprawnych - wspólna sprawa” (POWR.02.06.00-00-0006/15-00 | Program Operacyjny Wiedza Edukacja Rozwój) współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego.

Przedmiot zamówienia wg Kod CPV: 

55110000-4 Hotelarskie usługi noclegowe

55120000-7 Usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji

55300000-3 Usługi restauracyjne i dotyczące podawania posiłków

Przedmiotem zamówienia jest wykonanie usług noclegowej, podawania posiłków oraz wynajmu sali i technicznej obsługi 20 debat środowiskowych, organizowanych w ramach ww. projektu dla osób z niepełnosprawnościami w 2017 roku (czerwiec – wrzesień) w Krakowie (10 debat) i w Lublinie (10 debat) zgodnie z poniższym:

Przedmiot zamówienia będzie realizowany z podziałem na części - zadania obejmujące jedną debatę, w tym:

1. Usługi noclegowe obejmują w szczególności:
2. nocleg wraz ze śniadaniem, maksymalnie 35 noclegów (dób hotelowych), w tym co najmniej 2 pokoje dostosowane dla osób niepełnosprawnych ruchowo, według zgłoszonego przez Zamawiającego zapotrzebowania, o którym zamawiający będzie informował najpóźniej na dwa dni przed terminem realizacji usługi (w wyjątkowych przypadkach termin ten może ulec skróceniu).
3. zakwaterowanie grupy w jednym obiekcie i/lub obiektach spełniający/ych co najmniej standardy dla obiektu 2*, w pokojach 1-osobowych lub 2-osobowych (preferowane pokoje 2-osobowe), z pełnym węzłem sanitarnym (WC, kabina prysznicowa/wanna, umywalka), z dostępem do ciepłej wody. Obiekt/obiekty powinien/ny być zlokalizowane w odległości od dworca kolejowego i autobusowego pozwalającej na dogodny dojazd dla osób z niepełnosprawnościami (komunikacją miejską w czasie do 30 minut). W pokojach powinny znajdować się co najmniej: wieszak ścienny na odzież wierzchnią, czajnik elektryczny i naczynia do przygotowania gorących napojów, oświetlenie górne, bezpośredni i łatwy dostęp do co najmniej jednego gniazdka elektrycznego, dostęp do internetu, dostęp do żelazka.
4. zakwaterowanie w noc poprzedzającą dzień debaty lub w noc po debacie,
5. zapewnienie miejsc parkingowych dla kwaterowanych osób,
6. śniadanie serwowane w tym samym obiekcie, w którym będą realizowane usługi noclegowe, składające się co najmniej z: 1 ciepłego posiłku, pieczywa, wędlin lub serów, warzyw, herbaty lub kawy, przy zastrzeżeniu konieczności podania posiłków dietetycznych.
7. niezbędną pomoc w przypadku trudności osób niepełnosprawnych w pobieraniu posiłku.
8. Usługa wynajmu sali konferencyjnej i technicznej obsługi debaty obejmuje w szczególności:
   1. wynajem sali o powierzchni pozwalającej na zrealizowanie debaty dla co najmniej 50 osób, w tym z niepełnosprawnościami ruchowymi, siedzących przy stołach ustawionych w podkowę:

• dostępnej w godzinach od 9.00 do 17.00,
• dostępnej dla osób niepełnosprawnych w tym z niepełnosprawnościami ruchowymi,
• z bezpośrednim dostępem do światła dziennego,
• z dostępem do co najmniej 2 sanitariatów przystosowanych dla osób niepełnosprawnych,
• o standardzie spełniającym wszystkie wymagania bezpieczeństwa i higieny pracy stawiane pomieszczeniom, w których organizowane są konferencje,
• z wyznaczonym miejscem do zorganizowania rejestracji (co najmniej dwa stoły do rejestracji uczestników i uczestniczek debaty) i serwisu kawowego w obrębie sali lub pomieszczeniu poprzedzającym salę, oraz do serwowania obiadu.
• wyposażonej co najmniej w stoły, krzesła, sprzęt multimedialny niezbędny do przeprowadzenia debaty (nagłośnienie, co najmniej 3 mikrofony bezprzewodowe, projektor multimedialny, ekran do projektora), flipczart wraz z papierem i flamastrami, z dostępem do internetu (wifi lub połączenie LAN).
• z zapewnionymi na czas przygotowania i realizacji debaty co najmniej 20 miejscami parkingowymi.
  1. zapewnienie technicznej obsługi debaty:
• rejestracja ścieżki dźwiękowej z przebiegu debaty na nośniku elektronicznym w sposób umożliwiający na przeprowadzenie transkrypcji,
• dostęp dla Zamawiającego do co najmniej jednego komputera z dostępem do internetu oraz drukarki i kserokopiarki,
• pomoc przy podłączeniu pętli indukcyjnej dla osób słabosłyszących do nagłośnienia

3. Usługi restauracyjne i dotyczące podawania posiłków obejmują w szczególności:
4. przygotowanie, dostarczenie i podanie posiłków tj.: serwisu kawowego i obiadu dla maksymalnie 50 osób według zgłoszonego przez Zamawiającego zapotrzebowania (na min. 2 dni przed debatą - w wyjątkowych przypadkach termin ten może ulec skróceniu).
5. serwis kawowy: będzie świadczony w wyznaczonym miejscu w sali konferencyjnej lub korytarzu poprzedzającym salę w godz. 9:30 – 15:00; serwis powinien zapewniać produkty żywnościowe dla maksymalnie 50 osób uczestników i uczestniczek debaty, tj. kawa i herbata wraz z dodatkami (mleko lub śmietanka do kawy, cukier, cytryna), woda niegazowana (min. 0,5 litra na osobę), kanapki, ciastka koktajlowe, owoce.
6. obiad: będzie serwowany w tym samym budynku co debata od godz. 15:00; będzie składał się z min. dwóch dań z możliwością wyboru dania dietetycznego oraz deseru, soku i wody mineralnej. Posiłki co do gramatury będą takie same dla wszystkich uczestników i uczestniczek debaty. Zamawiający będzie informował Wykonawcę o zapotrzebowaniu na dania bezmięsne lub dietetyczne na dwa dni przed debatą. W wyjątkowych przypadkach termin ten może ulec skróceniu.
7. sposób podania serwisu kawowego: stół szwedzki, naczynia porcelanowe i/lub szklane, sztućce metalowe, obrusy, dekoracje stołów, atrakcyjny sposób prezentacji żywności,
8. sposób podania obiadu: serwis rosyjski (podawanie posiłków każdemu gościowi osobno), naczynia porcelanowe i/lub szklane, sztućce metalowe, obrusy.
9. menu poszczególnych posiłków ustala Wykonawca, przy akceptacji Zamawiającego.
10. Wykonawca zaakceptuje klauzulę, że otrzyma wynagrodzenie tylko za faktycznie wykonane usługi.
11. Wykonawca zaakceptuje klauzulę społeczną, że wśród osób bezpośrednio uczestniczących w wykonywaniu zamówienia w zakresie podawania posiłków (kod CPV: 55300000-3 Usługi restauracyjne i dotyczące podawania posiłków) zatrudniona była minimum 1 (jedna) osoba znajdująca się w szczególnej sytuacji na rynku pracy (tj. m.in. osoby z niepełnosprawnościami, osoby w wieku 50 lat i więcej, osoby o niskich kwalifikacjach, tj. z wykształceniem ponadgimnazjalnym i niższym, osoby długotrwale bezrobotne, matki samotnie wychowujące dzieci, osoby sprawujące opiekę lub powracające na rynek pracy po okresie sprawowania opieki).
12. Zamawiający zastrzega sobie prawo do rezygnacji z części zamówionych usług (zgodnie z ilością uczestników i uczestniczek poszczególnych debat, którzy nie wyrażą chęci/zgody przyjazdu na debatę we wskazanej lokalizacji). Ze względu na specyfikę projektu oraz odległość dzielącą uczestników i uczestniczek projektu od planowanego miejsca prowadzonych debat przewiduje się zmniejszenie zakresu usługi noclegowej i podawania posiłków oraz wynajmu sal w stosunku do możliwości ich maksymalnego wykorzystania. W związku z powyższym Zamawiający zastrzega, iż zapłata nastąpi jedynie za faktycznie wykorzystane noclegi, posiłki, oraz sale.

Proszę o przygotowanie odpowiedzi - sporządzenie oferty zawierającej orientacyjną kalkulację kosztów wykonania usług z wykorzystaniem formularza rozeznania cenowego rynku (Załącznik nr 1 do niniejszego zaproszenia). Dopuszcza się złożenie ofert częściowych na wybraną usługę i/lub wybrane usługi.

W celu zapewnienia porównywalności wszystkich ofert, Zamawiający zastrzega sobie prawo do skontaktowania się z Wykonawcami w celu uzupełnienia lub doprecyzowania przesłanych informacji i dokumentów.

Uprzejmie proszę o złożenie odpowiedzi – ofert w terminie do dnia 30 maja 2017 roku do godz. 23:59. w siedzibie Lubelskiego Forum Organizacji Osób Niepełnosprawnych - Sejmik Wojewódzki (adres: ul. Leszczyńskiego 23, 20-068 Lublin, pokój nr 14 ) w formie pisemnej lub drogą e-mailową na adres: e-mail: Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript.

Dodatkowych informacji udziela Zofia Brzozowska, adres e-mail: Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript.,  tel.: 513 046 883.

W imieniu Zamawiającego:

 Alicja Jankiewicz – Prezes FLOON-SW