Lublin, dn. 22 maja 2017 r.
Znak sprawy: R - 01/05/2017/WS
ROZEZNANIE CENY RYNKOWEJ
Szanowni Państwo,
Lubelskie Forum Organizacji Osób Niepełnosprawnych - Sejmik Wojewódzki
20–068 Lublin, ul. Leszczyńskiego 23
REGON 430401170
NIP 946-182-01-02
w ramach procedury badania ceny rynkowej zaprasza do składania ofert
Niniejsze rozeznanie ceny rynkowej nie jest ogłoszeniem w rozumieniu ustawy z dnia 29.01.2004 r. Prawo Zamówień Publicznych (Dz. U. z 2015 r. poz. 2164 z późn. zm.) a złożona w odpowiedzi oferta nie stanowi oferty w celu zawarcia umowy w rozumieniu art. 66 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964r. Kodeks cywilny (tekst jednolity Dz.U. z 2017 r. poz. 459). Rozeznanie ma na celu wyłącznie zbadanie ceny rynkowej świadczonych usług celem oszacowania wartości zamówienia, w związku z realizacją projektu pt. „Wdrażanie Konwencji o prawach osób niepełnosprawnych - wspólna sprawa” (POWR.02.06.00-00-0006/15-00 | Program Operacyjny Wiedza Edukacja Rozwój) współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego.
Przedmiot zamówienia wg Kod CPV:
55110000-4 Hotelarskie usługi noclegowe
55120000-7 Usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji
55300000-3 Usługi restauracyjne i dotyczące podawania posiłków
Przedmiotem zamówienia jest wykonanie usług noclegowej, podawania posiłków oraz wynajmu sali i technicznej obsługi 20 debat środowiskowych, organizowanych w ramach ww. projektu dla osób z niepełnosprawnościami w 2017 roku (czerwiec – wrzesień) w Krakowie (10 debat) i w Lublinie (10 debat) zgodnie z poniższym:
Przedmiot zamówienia będzie realizowany z podziałem na części - zadania obejmujące jedną debatę, w tym:
- Usługi noclegowe obejmują w szczególności:
- nocleg wraz ze śniadaniem, maksymalnie 35 noclegów (dób hotelowych), w tym co najmniej 2 pokoje dostosowane dla osób niepełnosprawnych ruchowo, według zgłoszonego przez Zamawiającego zapotrzebowania, o którym zamawiający będzie informował najpóźniej na dwa dni przed terminem realizacji usługi (w wyjątkowych przypadkach termin ten może ulec skróceniu).
- zakwaterowanie grupy w jednym obiekcie i/lub obiektach spełniający/ych co najmniej standardy dla obiektu 2*, w pokojach 1-osobowych lub 2-osobowych (preferowane pokoje 2-osobowe), z pełnym węzłem sanitarnym (WC, kabina prysznicowa/wanna, umywalka), z dostępem do ciepłej wody. Obiekt/obiekty powinien/ny być zlokalizowane w odległości od dworca kolejowego i autobusowego pozwalającej na dogodny dojazd dla osób z niepełnosprawnościami (komunikacją miejską w czasie do 30 minut). W pokojach powinny znajdować się co najmniej: wieszak ścienny na odzież wierzchnią, czajnik elektryczny i naczynia do przygotowania gorących napojów, oświetlenie górne, bezpośredni i łatwy dostęp do co najmniej jednego gniazdka elektrycznego, dostęp do internetu, dostęp do żelazka.
- zakwaterowanie w noc poprzedzającą dzień debaty lub w noc po debacie,
- zapewnienie miejsc parkingowych dla kwaterowanych osób,
- śniadanie serwowane w tym samym obiekcie, w którym będą realizowane usługi noclegowe, składające się co najmniej z: 1 ciepłego posiłku, pieczywa, wędlin lub serów, warzyw, herbaty lub kawy, przy zastrzeżeniu konieczności podania posiłków dietetycznych.
- niezbędną pomoc w przypadku trudności osób niepełnosprawnych w pobieraniu posiłku.
- Usługa wynajmu sali konferencyjnej i technicznej obsługi debaty obejmuje w szczególności:
- wynajem sali o powierzchni pozwalającej na zrealizowanie debaty dla co najmniej 50 osób, w tym z niepełnosprawnościami ruchowymi, siedzących przy stołach ustawionych w podkowę:
- dostępnej w godzinach od 9.00 do 17.00,
- dostępnej dla osób niepełnosprawnych w tym z niepełnosprawnościami ruchowymi,
- z bezpośrednim dostępem do światła dziennego,
- z dostępem do co najmniej 2 sanitariatów przystosowanych dla osób niepełnosprawnych,
- o standardzie spełniającym wszystkie wymagania bezpieczeństwa i higieny pracy stawiane pomieszczeniom, w których organizowane są konferencje,
- z wyznaczonym miejscem do zorganizowania rejestracji (co najmniej dwa stoły do rejestracji uczestników i uczestniczek debaty) i serwisu kawowego w obrębie sali lub pomieszczeniu poprzedzającym salę, oraz do serwowania obiadu.
- wyposażonej co najmniej w stoły, krzesła, sprzęt multimedialny niezbędny do przeprowadzenia debaty (nagłośnienie, co najmniej 3 mikrofony bezprzewodowe, projektor multimedialny, ekran do projektora), flipczart wraz z papierem i flamastrami, z dostępem do internetu (wifi lub połączenie LAN).
- z zapewnionymi na czas przygotowania i realizacji debaty co najmniej 20 miejscami parkingowymi.
- zapewnienie technicznej obsługi debaty:
- rejestracja ścieżki dźwiękowej z przebiegu debaty na nośniku elektronicznym w sposób umożliwiający na przeprowadzenie transkrypcji,
- dostęp dla Zamawiającego do co najmniej jednego komputera z dostępem do internetu oraz drukarki i kserokopiarki,
- pomoc przy podłączeniu pętli indukcyjnej dla osób słabosłyszących do nagłośnienia
- Usługi restauracyjne i dotyczące podawania posiłków obejmują w szczególności:
- przygotowanie, dostarczenie i podanie posiłków tj.: serwisu kawowego i obiadu dla maksymalnie 50 osób według zgłoszonego przez Zamawiającego zapotrzebowania (na min. 2 dni przed debatą - w wyjątkowych przypadkach termin ten może ulec skróceniu).
- serwis kawowy: będzie świadczony w wyznaczonym miejscu w sali konferencyjnej lub korytarzu poprzedzającym salę w godz. 9:30 – 15:00; serwis powinien zapewniać produkty żywnościowe dla maksymalnie 50 osób uczestników i uczestniczek debaty, tj. kawa i herbata wraz z dodatkami (mleko lub śmietanka do kawy, cukier, cytryna), woda niegazowana (min. 0,5 litra na osobę), kanapki, ciastka koktajlowe, owoce.
- obiad: będzie serwowany w tym samym budynku co debata od godz. 15:00; będzie składał się z min. dwóch dań z możliwością wyboru dania dietetycznego oraz deseru, soku i wody mineralnej. Posiłki co do gramatury będą takie same dla wszystkich uczestników i uczestniczek debaty. Zamawiający będzie informował Wykonawcę o zapotrzebowaniu na dania bezmięsne lub dietetyczne na dwa dni przed debatą. W wyjątkowych przypadkach termin ten może ulec skróceniu.
- sposób podania serwisu kawowego: stół szwedzki, naczynia porcelanowe i/lub szklane, sztućce metalowe, obrusy, dekoracje stołów, atrakcyjny sposób prezentacji żywności,
- sposób podania obiadu: serwis rosyjski (podawanie posiłków każdemu gościowi osobno), naczynia porcelanowe i/lub szklane, sztućce metalowe, obrusy.
- menu poszczególnych posiłków ustala Wykonawca, przy akceptacji Zamawiającego.
- Wykonawca zaakceptuje klauzulę, że otrzyma wynagrodzenie tylko za faktycznie wykonane usługi.
- Wykonawca zaakceptuje klauzulę społeczną, że wśród osób bezpośrednio uczestniczących w wykonywaniu zamówienia w zakresie podawania posiłków (kod CPV: 55300000-3 Usługi restauracyjne i dotyczące podawania posiłków) zatrudniona była minimum 1 (jedna) osoba znajdująca się w szczególnej sytuacji na rynku pracy (tj. m.in. osoby z niepełnosprawnościami, osoby w wieku 50 lat i więcej, osoby o niskich kwalifikacjach, tj. z wykształceniem ponadgimnazjalnym i niższym, osoby długotrwale bezrobotne, matki samotnie wychowujące dzieci, osoby sprawujące opiekę lub powracające na rynek pracy po okresie sprawowania opieki).
- Zamawiający zastrzega sobie prawo do rezygnacji z części zamówionych usług (zgodnie z ilością uczestników i uczestniczek poszczególnych debat, którzy nie wyrażą chęci/zgody przyjazdu na debatę we wskazanej lokalizacji). Ze względu na specyfikę projektu oraz odległość dzielącą uczestników i uczestniczek projektu od planowanego miejsca prowadzonych debat przewiduje się zmniejszenie zakresu usługi noclegowej i podawania posiłków oraz wynajmu sal w stosunku do możliwości ich maksymalnego wykorzystania. W związku z powyższym Zamawiający zastrzega, iż zapłata nastąpi jedynie za faktycznie wykorzystane noclegi, posiłki, oraz sale.
Proszę o przygotowanie odpowiedzi - sporządzenie oferty zawierającej orientacyjną kalkulację kosztów wykonania usług z wykorzystaniem formularza rozeznania cenowego rynku (Załącznik nr 1 do niniejszego zaproszenia). Dopuszcza się złożenie ofert częściowych na wybraną usługę i/lub wybrane usługi.
W celu zapewnienia porównywalności wszystkich ofert, Zamawiający zastrzega sobie prawo do skontaktowania się z Wykonawcami w celu uzupełnienia lub doprecyzowania przesłanych informacji i dokumentów.
Uprzejmie proszę o złożenie odpowiedzi – ofert w terminie do dnia 30 maja 2017 roku do godz. 23:59. w siedzibie Lubelskiego Forum Organizacji Osób Niepełnosprawnych - Sejmik Wojewódzki (adres: ul. Leszczyńskiego 23, 20-068 Lublin, pokój nr 14 ) w formie pisemnej lub drogą e-mailową na adres: e-mail: Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript.
Dodatkowych informacji udziela Zofia Brzozowska, adres e-mail: Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript., tel.: 513 046 883.
W imieniu Zamawiającego:
Alicja Jankiewicz – Prezes FLOON-SW